Dem Team Sitzungsmanagement obliegt die organisatorische Vorbereitung und Auswertung der wöchentlichen Dienstberatungen der Oberbürgermeisterin, der monatlichen Sitzungen des Stadtrates, des Verwaltungsausschusses sowie der Ortschaftsräte Pechau, Randau-Calenberge und Beyendorf/Sohlen. Weitere Aufgaben sind die Administration des Ratsinformationssystems und die Kontrolle der Umsetzung gefasster Beschlüsse der Vertretung und getroffener Festlegungen der Oberbürgermeisterin.

Ratsinformationssystem

Über das Ratsinformationssystem Session (RAIS), dessen Administration im Team erfolgt, werden die Terminplanung, die Abrechnung des Sitzungsgeldes und die Entschädigungszahlung für die ehrenamtlich tätigen Stadträtinnen und Stadträte und der anderen ehrenamtlich Tätigen sowie die Sitzungsstatistik zentral gemanagt.

Hier werden sämtliche Verhandlungsgegenstände wie Beschlussvorlagen, Informationsvorlagen und Stellungnahmen elektronisch zusammengeführt, verwaltet, archiviert und für die gesamte haupt- und ehrenamtliche Verwaltung sowie allen Bürgerinnen und Bürgern bereitgestellt.

Beschlusskontrolle

Für die Verwaltungsspitze wurde die elektronische Beschlusskontrolle im RAIS eingeführt.
Das Management der Beschlusskontrolle, beginnend mit der Auftragserteilung, Kontrolle der Realisierung und Datenbereitstellung für die Oberbürgermeisterin und seinen Beigeordneten erfolgt ebenfalls zentral im Team Sitzungsmanagement.

Vierteljährlich wird den Fraktionen des Stadtrates in einer Übersicht der aktuelle Stand der Umsetzung der Beschlüsse des Stadtrates durch die Verwaltung zur Verfügung gestellt.

Papierarmer Sitzungsdienstes

Zur Umsetzung des vom Stadtrat gefassten Beschlusses zur Einführung des papierarmen Sitzungsdienstes wurde im Jahr 2006 das Projekt "Elektronischer Arbeitsplatz für Mandatsträger" (mandatos) eingeführt. Dem Team Sitzungsmanagement obliegen hierbei die Federführung des Projektes sowie die projektbegleitenden Beratungen und Schulungen der teilnehmenden Stadträte, Fraktionsgeschäftsstellen und geschäftsführenden Ämter.